Нико није савршен. Када жонглирате са великим бројем клијената или дугачком листом обавеза, одређене поруке е-поште могу остати неотворене у вашем телефону неугодно време. Иако се можда осећате постиђено, нервозно или узнемирено када схватите своју грешку, важно је да поправите ситуацију тако што ћете комуницирати са особом која је укључена кроз извињење касног одговора е-поштом.
Ако писмена комуникација није ваша јача страна и борите се да креирате овај имејл, не паничите! Осмислили смо четири шаблона за касне одговоре на е-пошту за различите ситуације тако да можете имати основу за то како да одговорите искреним извињењима и планирате да заједно идемо даље.
Основе
Без обзира који је ваш разлог за писање касног одговора е-поштом, постоји неколико ствари које треба и не треба радити за креирање ове поруке.
- Запамтите све одговарајуће елементе професионалне комуникације. Сврха ове е-поште је да се извините и покажете да сте и даље професионалац са којим вреди радити. Имајте директну, специфичну тему, почните професионалним поздравом, увек лекторирајте, избегавајте необавезни сленг, задржите професионални тон и завршите завршним потписом. Када имате одложени одговор, можете изгледати неорганизовано и непрофесионално. Борите се против тог појма добро изграђеном, промишљеном нотом која се придржава сви професионални стандарди електронске комуникације .
- Прихватите кривицу тамо где је кривица дужна. Без обзира који је био разлог за касно слање е-поште – да ли је било хитног случаја или сте једноставно заборавили – искрено се извините због кашњења. Прихватање те кривице ће показати да преузимате одговорност за свој рад и да не пребацујете кривицу само на неког другог.
- Будите отворени и искрени. Ако се осећате пријатно, можете да поделите разлог за кашњење. Не улазите превише у личне детаље; уместо да кажете да је вашој мајци дијагностикован рак, једноставно реците да сте примили лоше вести о члану породице и да сте преокупирани да им помогнете у овом тешком тренутку. Свако може да схвати да се у животу ствари дешавају. Дајући мали увид у свој живот, без превише откривања, може им дати представу о томе кроз шта пролазите, а они ће више разумети одакле долазите.
- Немојте бити превише емотивни. Иако је важно бити искрен са својим клијентом, јер то може подстаћи поверење, постоји разлика између искрености и ТМИ. Без обзира кроз шта пролазите, професионална комуникација није место за ослобађање ваших проблема. Нека ваш одговор буде углађен и уклоните непотребне детаље. Можете рећи да сте доживели губитак, али немојте бити конкретнији од тога.
- Детаљно опишите своје следеће кораке о томе шта планирате да урадите напред. Што је најважније, поправите овај пропуст у комуникацији са својим детаљним планом о томе како ћете померити пројекат напред сада када сте ухваћени. Обавестите их који су ваши кораци, шта вам је потребно од њих и како обоје можете да радите заједно да бисте поново убрзали пројекат на коме радите.
Отворена и искрена комуникација може решити скоро сваки проблем. Добро формулисана е-пошта може вам помоћи да се вратите на прави пут поправљању овог професионалног односа.
Шаблони за касни одговор на е-пошту
1. Када сте само заборавили да одговорите
Сви смо криви за ово; отворите имејл, одговорите у својој глави, направите менталну белешку да одговорите касније , а онда...никад не одговараш. Док се сетите, остављали сте их да висе недељу дана или дуже.
како посадити дрво брескве из семена
Како онда конструисати одговор да не изгледате потпуно непрофесионално и неорганизовано?
Прималац –
Тако ми је жао што сам сада вратио вашу е-пошту. Прочитао сам вашу е-пошту убрзо након што сте је послали и намеравао сам да одговорим те вечери. Са свиме што се дешавало, изгубило се у мешању, и надам се да ћете ми опростити на тако касном одговору.
Када се извините, можете наставити да одговарате на њихову е-пошту.
2. Када сте пропустили рок за пројекат
Понекад спор одговор на имејл може довести до пропуштања рока. У овом случају, морате не само да се извините, већ и да радите заједно са клијентом како бисте дошли до измењеног временског оквира који ће одговарати обема вашим потребама. Нуђење решења и предлога са ваше стране показаће да сте спремни да решите проблеме и прилагодите се.
Прималац –
Са жаљењем вас морам обавестити да овај део пројекта још увек није завршен и да сам пропустио наш рок. Десио се лични догађај који је утицао на моју доступност [или] Због непредвиђених компликација, овај одређени део задатка је трајао дуже него што сам претходно одредио у нашој временској линији. Жао ми је због компликација које ово може изазвати на вашој страни. Верујем да ћу уз посвећен труд успети да завршим овај део пројекта до овог датума. Да бисмо се вратили на прави пут и постигли следећи рок, предлажем да доведемо ову особу да нам помогне да завршимо пројекат.
Искористите ову грешку да бисте разумели своје вештине управљања временом и предвидели у будућности да ли ћете пропустити рок. Понекад се живот деси и ствари искрсну, али ако можете некоме рећи пре пропуштеног рока да ће вам можда требати продужење, он може брже да измеша ствари на свом крају како бисте могли заједно да радите на решењу.
замените брашно за торте
3. Када се враћате са слободног времена
Кад год будете ван канцеларије на неколико дана, добра је пракса да подесите аутоматизован одговор који наводи када ћете се вратити, како можете да будете контактирани у хитним случајевима и кога могу да контактирају у у међувремену за брз одговор. Међутим, ако сте неочекивано изашли или сте једноставно заборавили, ево доброг начина да одговорите на хитне поруке које се налазе у пријемном сандучету.
Прималац –
Хвала вам пуно на е-поруци! Извињавам се због кашњења у одговору. Био сам ван канцеларије од [овог датума] до јутрос ради личних ствари, али сам сада доступан и радо ћу одговорити на ваше питање.
Можете да наведете конкретнији разлог свог одсуства ако сте блиски са клијентом, али можете остати неодређени колико је потребно да бисте се осећали пријатно.
Након тог отварања, можете дати све тражене информације које су вашем клијенту потребне.
4. Када више не можете да испуњавате услове пројекта
Ванредни случајеви се дешавају. Чланови породице се изузетно разболе, вољена особа је преминула, имате несрећу и затворени сте у болници. Понекад вам живот стане на пут и једноставно не можете да завршите пројекат који сте обећали да ћете завршити.
Када касните са одговором на е-пошту и морате им рећи да више не можете да преузмете пројекат, кључно је да се бавите темом грациозно и нудите решења тамо где можете.
Ево примера е-поште коју можете да прилагодите да бисте објаснили своју ситуацију.
Прималац –
Недавно сам доживео поражавајући догађај у свом личном животу који је значајно утицао на моју способност да радим. Због овог догађаја више нећу бити у могућности да адекватно завршим ваш пројекат. У догледној будућности, одлучио сам да узмем слободно време како бих помогао својој породици и нећу моћи да завршимпројекат.
На мом месту, топло препоручујем ову особу да преузме посао. Попунио сам их о детаљима вашег пројекта и копирао их на ову е-пошту како бисте вас двоје могли да почнете да разговарате о следећим корацима потребним у пројекту. Ова особа има велико искуство у овој области и мислим да ћете заиста уживати у раду са њом.
Копирај нова особа коју препоручујете да преузме посао у имејлу тако да ваш клијент може одмах да почне да ради са њима. То ће помоћи свима да почну да наставе са пројектом тамо где сте стали што је пре могуће.
Количина посла који ћете морати да урадите у транзицији пројекта ће у великој мери зависити од врсте посла који сте радили. Ако сте били слободни видеограф и више не можете да покривате догађај, можете једноставно да обавестите новог фриленсера о детаљима догађаја и очекивањима клијената како би он одатле могао да преузме снимање. Ако преносите пројекат на другу особу у вашој компанији, надамо се да су они за сада упознати са описом вашег посла и клијентом којег преузимају.
Нека ваш касни одговор на е-пошту буде искрен
Чак и ако вам је требало неколико дана да одговорите, најважнија ствар коју можете учинити да бисте спасили везу је да будете отворени и искрени у својој комуникацији. Људи цене искреност, а искрено извињење због кашњења шаље снажну поруку да сте спремни да исправите своје грешке.
су пилећи бутови бело месо или тамно месо
У будућности покушајте да запамтите да је кратак одговор бољи од тишине. Ако немате времена да пошаљете потпун одговор, пошаљите брзу е-пошту у којој кажете да сте добили њихову поруку и радујемо се што ћете ускоро детаљније разговарати с њима. Затим подесите подсетник на телефону који ће вас питати да одговорите када будете имали више времена. Знајући да нису заборављени, али да сте усред нечега другог, шаље поруку да вам је стало. Не одлажите да одговорите; одвојите само тренутак да пошаљете брзу поруку може да направи велику разлику.
